اضغط الزر (إضافة جديد) وبعدها ضغط الزر (من ملف) سيتم فتح النافة التالية لادخال البيانات وجلب ملفات الصور او الـ PDF من جهاز الحاسوب.
شرح توضيحي للحقول في الصورة أعلاه :
الصنف : هي قائمة منسدلة تحتوي على صنف الوثيقة ويمكن تخصيصها من قبل المستخدم سيتم توضيحها لاحقا. يمثل هذا الحقل صنف الوثيقة مثلا (وثيقة صادرة، وثيقة واردة، وثيقة سرية، وثيقة مستند مخزني ... الخ) ويمكن تركها بالقيمة الافتراضية لها (غير مصنفة).
الرقم : يمثل هذا الحقل رقم او رمز الوثيقة التي سيتم ارشفتها ويمكن تركه فارغا حسب حاجة المستخدم.
التاريخ : هذا الحقل يمثل تاريخ الوثيقة اذا كانت الوثيقة تحتوي على تاريخ ويمكن تركه على القيمة الافتراظية له.
صادر من : اذا كانت الوثيقة كتاب خطاب او رسالة سيتم كتابة اسم المؤسسة او الشركة المصدرة للوثيقة وكذلك يمكن تركه فارغا حسب حاجة المستخدم.
وارد الى : اذا كانت الوثيقة كتاب خطاب او رسالة سيتم كتابة اسم المؤسسة او الشركة المرسل اليها وكذلك يمكن تركه فارغا حسب حاجة المستخدم.
الموضوع : اذا كانت الوثيقة المراد ارشفتها تحتوي على عنوان او موضوع سيتم كتابته في عذا الحقل ويمكن تركه فارغا حسب حاجة المستخدم.
كلمات دلالية : في هذا الحقل يتم ذكر كلمات او جمل مفتاحية تشير الى محتوى الوثيقة ويمكن الاستفادة منها مستقبلا في عملية البحث والاستعلام ويمكن تركه فارغا حسب حاجة المستخدم.
دلائل المرفقات : بعض الوثائث تحتوي على عدد من الوثائق او كتب او مخاطبات مرفقة معها او ملحقة بها هنا سنحتاج الى ذكر مثلا ارقام تلك الوثائق المرفقة ليتم الاستفادة منها مستقبلا في عملية البحث والاستعلام وكذلك يمكن تركه فارغا حسب حاجة المستخدم
الاضبارة الورقية : هي قائمة منسدلة يمكن تخصيصها من قبل المستخدم وهو يمثل اسم المجلد الذي سيتم حفظ الوثيقة الورقة فيه بعد ارشفتها وذلك لسهولة الرجوع اليها مستقبلا، حيث ان أي وثيقة ورقية بعد ارشفتها الكترونيا من الممكن الاحتفاض بها وعدم اتلافها وحفظها في الرف داخل مجلد لحفظ الورق، ومن الطبيعي ان هذا المجلد يحمل اسم فهرسة محدد، هنا في هذا الحقل يمكن إضافة اسم المجلد الورقي الذي سيتم حفظ الورقة فيه وكذلك يمكن تخصيص هذا الحقل حسب حاجة المستخدم وسيتم شرحه لاحقا. ويمكن تركه على القيمة الافتراضية له (غير مصنف في مجلد)
ملاحظة: جميع البيانات المدخلة في الحقول أعلاه يمكن البحث او الاستعلام عنها في نافذة البحث والتي سيتم شرحها في موضوع البحث والاستلام.
في هذه النافذة سيتم ارشفة الملفات الصورية للوثائق او ملفات الـ PDF عن طريق الكبس على زر(رمز الملف) أعلى يسار النافذة ليتم فقح النافذة التالية لاختيار الملفات المطلوب ارشفتها في البرنامج.
ملاحظة:
إذا لم تظهر لك ملفات في الفولدر الذي تختاره فتأكد من نوع الملف المطلوب من القائمة المنسدلة (المحاطة باللون الاحمر في الصورة أعلاه) مثلا إذا كان الفولدر يحتوي على ملفات PDF فلن تظهر حتى تحول نوع الملف من القائمة الى PDF وكذلك لبقية أنواع الملفات التي يدعمها البرنامج. بعدها يتم عملية الحفظ بالضغط على زر (صح) في النافذة.